„Benötigen wir eine Software für digitales Fuhrpark- und Mobilitätsmanagement? Wir nutzen doch schon Excel.“ Aussagen wie diese hören wir immer wieder. Denn über Jahre haben sich in vielen Unternehmen bei der Verwaltung des eigenen Fuhrparks interne Routinen ausgebildet, die lange Zeit ausreichend zu sein schienen. Und nicht zuletzt handeln Organisationen gerne nach dem Motto: „Never change a running system“. In diesem Beitrag lesen Sie, warum Unternehmen heutzutage beim Thema Fuhrparkmanagement nicht mehr nach dieser Binsenweisheit verfahren sollten: Sie laufen Gefahr, dass sie den Anschluss an eine wichtige Entwicklung verlieren.

Fuhrparkmanagement in der Excel-Welt

An einem bestimmten Punkt stellt jedes Unternehmen fest, dass es die Verwaltung des eigenen Fuhrparks irgendwie professionalisieren muss, um den Überblick zu behalten. In dieser Situation kommt in vielen Unternehmen Excel ins Spiel. Das Programm ist vielen Mitarbeitenden vertraut und eine Excel-Tabelle schnell angelegt. In dieser Tabelle lässt sich dann zum Beispiel recht einfach festhalten, welche Fahrzeuge im Betrieb vorhanden sind, wer welches Fahrzeug nutzt, wann Wartungstermine anstehen, welche Schäden verursacht wurden, welche Tankrechnungen eingereicht wurden und so weiter.

Excel ist für viele Aufgaben wie das berühmte eierlegende Wollmilchschwein: Hier lassen sich zahlreiche Verknüpfungen vornehmen, Formeln anwenden und Daten in schicken Diagrammen formatiert für Reportings ausgeben. Lässt sich etwas nicht umsetzen, scheint das Problem eher vor dem Computer zu sitzen. Aber dieser Schein trügt. Excel ist kein Alleskönner und nicht auf die Anforderungen des Fuhrparkmanagements zugeschnitten. Es bringt deshalb von Haus aus einige Limitierungen mit:

• Excel ist im Kern ein Tabellenprogramm und keine Datenbankanwendung. Aus diesem Grund ist es kaum oder gar nicht möglich, komplexere Verknüpfungen von Daten vorzunehmen oder Daten aus externen Anwendungen automatisiert mit Excel zu verknüpfen.
• In Excel müssen alle Daten weitgehend per Hand eingegeben werden. Diese Prozesse sind zeitaufwändig und fehleranfällig, da bei manuellen Eingaben der „menschliche Faktor“ immer wieder zu einer Verfälschung der Datenbasis führt.
• Mit steigender Komplexität wird das Fuhrparkmanagement in Excel immer unübersichtlicher, weil es immer schwerer wird, Abhängigkeiten und Korrelationen in Tabellenform darzustellen. Zum Beispiel, wenn es darum geht, die Daten von mehreren Lieferanten zusammenzuführen.
• Nicht zuletzt sind nicht alle Verantwortlichen für die Unternehmensmobilität Excel-Experten. In diesem Fall ist das Chaos noch schneller vorprogrammiert.

In der Praxis führen diese Punkte dazu, dass sich Grundfunktionen für eine Verwaltung des Fuhrparks zwar sehr schnell mit Excel einrichten lassen. Mit der Zeit wird diese Methode jedoch immer mehr zu einer Herausforderung für ein effizientes Fuhrparkmanagement.

Vom Fuhrpark- zum Mobilitätsmanagement

Es gibt noch einen weiteren, sehr gewichtigen Faktor, der dazu führt, dass die Verwaltung des betrieblichen Fuhrparks mit den manuellen Bordmitteln von Excel in Zukunft immer schwieriger zu stemmen sein wird: Die Aufgaben des Fuhrparkmanagements werden immer komplexer. Die wichtigsten Gründe dafür sind:

• Gemischte Flotten. Schon heute verfügen etwa 70 Prozent aller Firmenflotten über Fahrzeuge mit alternativen Antrieben. Dieser Trend, der in den nächsten Jahren weitergehen wird, führt dazu, dass auf das Fuhrparkmanagement neue Herausforderungen zukommen. Denn angefangen von Leasingmodellen über Wartungsintervalle bis zur Energieversorgung müssen E-Autos anders gemanagt werden als Verbrenner.
• Steigende Bedeutung der Mitarbeiterzufriedenheit. Die Angebote der Unternehmensmobilität spielen beim Werben um Arbeitskräfte eine wichtige Rolle: Mitarbeitende bevorzugen Arbeitgeber, die beim Thema Mobilität mit flexiblen und nachhaltigen Lösungen punkten können. Dazu zählen zum Beispiel das Jobrad, ein ÖPNV- oder Deutschland-Ticket oder ein individuelles Mobilitätsbudget.
• Neue Mobilitätsmodelle. Zwei wichtige Schlüsselbegriffe für die Unternehmensmobilität der kommenden Jahre lauten: Multimodalität und Intermodalität. Sie bedeuten, dass mehr Mitarbeitende in Zukunft im Laufe ihres Arbeitstages mit verschiedenen Verkehrsmitteln unterwegs sein werden (Multimodalität) und sie dabei einzelne Strecken mit verschiedenen Verkehrsmitteln zurücklegen (Intermodalität).
• Nachhaltigkeitsberichterstattung. Ab 2024 sind schrittweise immer mehr Unternehmen dazu verpflichtet, einen „Corporate Social Responsibility“-Bericht (CSRD) anzufertigen. In diesem Bericht müssen Unternehmen transparent Rechenschaft ablegen über die nachhaltigkeitsbezogenen Risiken und Chancen ihrer Geschäftstätigkeit. Angaben zur Unternehmensmobilität sind ein zentraler Bestandteil dieses Berichts.
• Ganzheitlicher Ansatz. Es wird für Unternehmen immer wichtiger, Mobilität in ihrer Gesamtheit zu betrachten und nicht als einzelne Segmente − wie Flotte, Dienstreisen und Pendeln, die häufig auch noch in verschiedenen Zuständigkeitsbereichen liegen.

Zusammenfassend werden diese Elemente dazu führen, dass die meisten Unternehmen eine individuelle Mobility-Policy erstellen müssen, die den Einsatz aller Verkehrsmittel regelt, überprüft und regelmäßig an die aktuellen Bedürfnisse anpasst. Das klassische Fuhrparkmanagement wird so zum Mobilitätsmanagement, das Unternehmen den Weg zu einer effizienten und nachhaltigen Mobilität weist.

Der Umgang mit Daten bildet die Herausforderung für das Fuhrparkmanagement der Zukunft

Was bedeuten diese Entwicklungen für das Fuhrparkmanagement der Zukunft? Die zukünftige Herausforderung für das klassische Fuhrparkmanagement liegt darin, die vielfältigen Anforderungen an die betriebliche Mobilität adäquat abbilden zu können. Dafür werden nicht nur neue Mobilitätsstrategien benötigt sowie Personen und Strukturen, mit denen diese Strategien im Unternehmen umgesetzt werden können. Sondern es braucht auch geeignete Werkzeuge, die diese Umsetzung ermöglichen.

Das Fuhrparkmanagement der Zukunft benötigt deshalb leistungsfähige digitale Lösungen, die darauf ausgerichtet sind, alle relevanten Mobilitätsdaten im Unternehmen aufzunehmen, zu verarbeiten und zu bewerten. Digitales Fuhrparkmanagement beginnt mit der Datenaufnahme über verschiedene Schnittstellen, zum Beispiel von Fahrzeugen oder externen Mobilitätslösungen. Diese Daten müssen dann – zum großen Teil automatisiert – in einer Software zusammengeführt, verarbeitet und für die verschiedenen Zwecke aufbereitet werden. Abschließend müssen diese Daten zielgerichtet ausgewertet werden: von Nutzungsstatistiken über die Erstellung von CSR-Reportings und der Kontrolle von Mobilitätsbudgets bis hin zur Berechnung der „Total cost of Mobility“ eines Unternehmens.

Fazit: Die Transformation zum digitalen Mobilitätsmanagement hat längst begonnen

In der täglichen Praxis steht das moderne digitale Mobilitätsmanagement nicht mehr für die zeitraubende Pflege von Excel-Listen, sondern für die strategische Beschäftigung mit der Mobilität eines Unternehmens. Digitale Technologien ermächtigen das Fuhrparkmanagement dazu, ihre ganze Energie in die Optimierung von Prozessen zu stecken, weil die traditionellen Aufgaben der klassischen Fuhrparkverwaltung durch automatisierte digitale Prozesse erledigt werden können. Zusätzlich wird es so möglich, alle Mobilitätsoptionen digital an einem Ort abzubilden, so dass alle Prozesse ganzheitlich überblickt und verwaltet werden können.

Für Personen, die im Fuhrparkmanagement noch immer tagtäglich viel Zeit mit der Pflege von Excel-Listen verbringen, klingt das vielleicht wie Science-Fiction. In der Realität sind jedoch bereits heute zahlreiche digitale Tools vorhanden, um diese Transformation zu beginnen. Sie müssen nur den ersten Schritt machen.