Mobilität spielt in Unternehmen eine immer größere Rolle. Zugleich müssen Dienstreisen, der Fuhrpark oder die Mitarbeiter-Pendelmobilität geplant, gemanagt und abgerechnet werden. Werden diese Prozesse manuell und isoliert verwaltet, entstehen oft ineffiziente Abläufe, hohe Kosten und ein Mangel an Transparenz. Die Digitalisierung des Mobilitätsmanagements schafft hier Abhilfe. Doch woran erkennt man, dass der richtige Zeitpunkt für eine Umstellung gekommen ist? In diesem Blogbeitrag beleuchten wir zehn Anzeichen, die darauf hindeuten, dass Ihr Mobilitätsmanagement im Unternehmen dringend digitalisiert werden sollte.

1. Unklare Mobilitätskosten

Ist es schwierig, die Mobilitätskosten präzise zu erfassen oder die Ausgaben nach bestimmten Kriterien – wie Fuhrpark, Dienstreisen oder Mitarbeiter-Pendelmobilität – aufzuschlüsseln? Wenn Sie Ihre Mobilitätskosten manuell erfassen, ist das kein Wunder. Denn die Daten liegen dann in Tabellen in verschiedenen Dateien und lassen sich nur sehr mühsam zu einem transparenten Überblick zusammenfassen. Eine digitale Lösung für das Mobilitätsmanagement bietet Ihnen im Gegensatz dazu einen transparenten Gesamtüberblick über alle Kosten. Sie sehen alle erfassten Daten auf Knopfdruck und in Echtzeit, können Daten auswerten und Berichte erstellen – ganz so, wie Sie es von anderen digital gesteuerten Prozessen, wie zum Beispiel in der Buchhaltung, gewohnt sind.

2. Hohe administrative Belastung

Läuft bei Ihnen die Erfassung von Kilometerständen, das Ausfüllen von Formularen für Reisekostenabrechnungen oder die Fahrtplanung manuell ab? Solche Verwaltungsaufgaben kosten nicht nur viel wertvolle Zeit und Personalressourcen, sondern führen auch dazu, dass sich immer wieder Fehler in das Mobilitätsmanagement einschleichen. Für all diese Aufgaben gibt es digitale Tools, die Daten automatisiert weiterleiten und die Bearbeitung flexibler und einfacher machen. So erreichen Sie eine viel höhere Präzision und setzen im Betrieb wertvolle Kapazitäten frei.

3. Intransparente Fuhrparkauslastung

Kilometerleistung, zeitliche Auslastung, Ausfallzeiten etc.: Wissen Sie genau, wie effizient Ihr Fuhrpark genutzt wird? Fahrzeuge, die zu wenig genutzt werden, sind verschwendetes Kapital. Sie laufen Gefahr, Geld durch schlecht ausgelastete Fahrzeuge zu verlieren. Digitale Lösungen bieten Ihnen Tools, die alle wichtigen Daten zur Analyse der Fahrzeugnutzung in Echtzeit anzeigen. Darüber hinaus helfen sie Ihnen, den Fuhrpark optimal aufzustellen und zu verwalten – beispielsweise durch die Integration von Carsharing-Modellen innerhalb des Unternehmens.

4. Umständliche Dienstreiseplanung

Ob Messen, Kundentermine oder Treffen mit Geschäftspartnern: Planen Ihre Mitarbeitenden ihre Dienstreisen selbstständig und suchen sich Flüge, Mietwagen oder Bahntickets manuell heraus, indem sie sich durch verschiedene Angebote auf unterschiedlichen Reiseplattformen im Internet klicken? Mit einer zentralen, digitalen Plattform wird die Reiseplanung nahtloser und effizienter, da alle Buchungen an einem Ort vorgenommen werden. Praktisch: Die Reiseplanung kann dabei gleich automatisch erfasst und gegengecheckt werden – zum Beispiel, um ein bestimmtes Budget oder Compliance-Vorschriften einzuhalten.

5. Manuelle Reisekostenabrechnung

Apropos Dienstreisen: Einer der häufigsten Schmerzpunkte im Mobilitätsmanagement ist der umständliche Prozess der Reisekostenabrechnung. Die Mitarbeitenden müssen Belege aus unterschiedlichen Quellen sammeln, die dann für die Abrechnung manuell in ein System eingegeben werden. Digitale Lösungen vereinfachen diesen Prozess ungemein: Mitarbeitende erfassen die Ausgaben unterwegs einfach per App, und der gesamte Abrechnungsprozess – von der Belegerfassung bis zur Auszahlung – erfolgt anschließend automatisch innerhalb des Systems.

6. Mangelnde Integration in bestehende Systeme

Sie haben bereits viele Prozesse in Ihrem Unternehmen weitgehend digitalisiert, aber Mobilitätsdaten müssen Sie noch aus verschiedenen Systemen und Tabellen herauskopieren? Dieser Umstand führt dazu, dass das Mobilitätsmanagement unternehmensintern isoliert bleibt: Relevante Daten sind kaum oder nur schwer zugänglich, was Entscheidungen verzögert und zu Ineffizienzen führt. Eine digitale Mobilitätsplattform kann über Schnittstellen an bestehende Systeme, wie die hauseigene ERP- oder HR-Software, angeschlossen werden. So werden die Daten in einem zentralen System verwaltet und bleiben stets aktuell.

7. Schwierigkeiten bei der CO2-Bilanzierung

Bereitet Ihnen die Umsetzung der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) in Ihrem Unternehmen Kopfzerbrechen? Die Messung und Reduktion von CO2-Emissionen ist für viele Unternehmen nicht nur ein wichtiges Ziel, seit 2013 besteht in der EU auch eine Berichterstattungspflicht. Wenn die Ermittlung des CO2-Fußabdrucks für Ihren Fuhrpark und die Dienstreisen manuell erfolgt, ist das Reporting zeitaufwendig und oft auch ungenau. Mit dem richtigen digitalen Tool automatisieren Sie die CO2-Bilanzierung. So wird es nicht nur einfacher, Emissionen zu tracken und die richtigen Maßnahmen zur Reduktion zu ergreifen, Ihre CSR-Berichterstattung bereitet Ihnen damit auch keine Kopfschmerzen mehr.

8. Fehlende Flexibilität bei der Mitarbeitermobilität

Was ist mit der Nutzung von Carsharing, Fahrrädern oder E-Rollern? Mitarbeitende erwarten heutzutage flexible Mobilitätslösungen, die es ihnen erlauben, nach ihren individuellen Bedürfnissen zwischen verschiedenen Verkehrsmitteln zu wechseln. Frei nach dem Motto: „Was auch immer funktioniert!“ Für Unternehmen, die Prozesse rund um die Mobilität manuell oder mit veralteten Tools verwalten, ist es jedoch schwierig, ihre Mobilitätsstrategie an diese Anforderungen anzupassen. „Geht leider nicht!“, heißt es dann oft. Digitale Lösungen bieten Ihnen maximale Flexibilität, um genau die Mobilitätsstrategie umzusetzen, die zu Ihrem Unternehmen passt.

9. Keine Echtzeit-Überwachung der Fahrzeuge

Wissen Sie immer, wo sich die Fahrzeuge aus Ihrer Flotte befinden, wann der nächste Wartungstermin ansteht und was Ihre Mitarbeitenden bei einer Panne tun? Wenn Sie den Standort oder Zustand Ihrer Fahrzeuge nicht in Echtzeit überwachen können, kann das Sicherheits- und Effizienzprobleme nach sich ziehen. Die richtige digitale Lösung ermöglicht Ihnen, die Fahrzeugflotte in Echtzeit zu überwachen und unterstützt Mitarbeitende bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Pannen, Staus oder Unfällen.

10. Probleme bei der Einhaltung von Richtlinien und Compliance-Vorgaben

Wie hoch ist Ihr Reisebudget? Darf ich fliegen, in der ersten Klasse mit der Bahn fahren oder einen Mietwagen nehmen? Wissen Ihre Mitarbeitenden immer, welche Richtlinien für sie gelten? Die Einhaltung von internen Richtlinien, rechtlichen Vorgaben und Compliance-Anforderungen ist oft sehr komplex, insbesondere bei internationalen Dienstreisen oder großen Fuhrparks. Eine digitale Lösung unterstützt Ihre Mitarbeitenden automatisch dabei, Vorschriften einzuhalten und warnt sie rechtzeitig bei möglichen Verstößen.

Fazit

Wenn Sie eines oder mehrere dieser Anzeichen in Ihrem Unternehmen erkennen, ist es höchste Zeit, Ihr Mobilitätsmanagement zu digitalisieren. Die Vorteile liegen auf der Hand: Durch die Automatisierung von Prozessen, die Integration bestehender Systeme und die Steigerung der Transparenz können Sie nicht nur Kosten senken, sondern auch die Effizienz steigern und Ihre Mobilitätsstrategie nachhaltiger gestalten. Eine digitale Lösung sorgt dafür, dass Sie den Überblick behalten, Prozesse verschlanken und fit für die Zukunft werden.